Per la gestione del sistema telefonico interno ad una azienda, ormai è diffuso l'utilizzo del Centralino telefonico, chiamato anche PBX o PaBX (acronimo di Private Automatic Branche eXchange). Possiamo classificare in due gruppi le funzionalità offerte da un centralino telefonico. Funzionalità di base:

1. realizzare un collegamento voce tra due dispositivi telefonici individuati univocamente attraverso una numerazione interna;
2. consentire che le chiamate in ingresso dalla rete pubblica (collegamento alla linea analogica oppure ISDN) possano raggiungere uno o più terminali telefonici della rete telefonica aziendale;
3. ovviamente al contrario permettere ai terminali interni di poter effettuare chiamate verso le linee telefoniche esterne.

Funzionalità aggiuntive, fornite dalla maggior parte dei PBX in commercio:

• Distribuzione automatica delle chiamate;
• Citofono, possibilità di interconnettersi al sistema citofonico per controllo accessi e apertura porte;
• Musiche d’attesa
• Risponditore automatico
• Servizio Giorno/Notte
• Trasferimento chiamate a numeri esterni

Infine possiamo parlare di funzionalità avanzate offerte da centralini di nuova generazione, alcune delle quali possono essere:

• Integrazione con sistemi informatici (pagine web, software gestionali, rubriche telefoniche CRM, ecc.
• Interactive Voice Response (IVR)
• Documentazione del traffico telefonico
• Registrazione delle conversazioni
• Least Cost Routing, possibilità di instradare il traffico in uscita su vari gestori con il criterio di scegliere sempre quello con costo minore.
• Inoltro delle chiamate sulla base di condizioni temporali o impostate dall'amministratore.

Un centralino telefonico che utilizza le tecnologie VoIP è in grado di implemetare tutte le funzionalità di un sistema telefonico tradizionale, utilizzando  la rete LAN per le comunicazioni, invece che il tradizionale doppino telefonico. Per questo riteniamo che il centralino telefonico VoIP rappresenta la naturale evoluzione del centralino tradizionale.
L'introduzione di un sistema VoIP introduce, inoltre, evidenti vantaggi:

1. Costi di cablaggio ridotti in quanto tutto il traffico telefonico voce viaggia sulla rete LAN.
2. Scalabilità del sistema telefonico, infatti per l'aggiunta di ulteriori interni e sufficiente aggiungere nuovi apparati sulla rete a costo praticamente nullo.
3. Disponibilità immediata di molti nuovi servizi telefonici come gestione risponditori automatici, segreteria telefonica tramite e-mail (Voicemail), utilizzo di nuove linee telefonic Voip anche verso l'esterno