Sistema di gestione

Nelle realtà aziendali di oggi molto spesso si sente parlare di sistemi di gestione. In questa pagina cercheremo di approfondire questo concetto cercando di capire cosa sono ed a cosa possono essere utili. Analizziamo separatamente le due parole che compongono questa frase: sistema e gestione.

Partiamo dalla gestione, probabilmente è una parola che molto spesso hai già sentito e sicuramente hai una idea di cosa significa, tuttavia prendiamo la definizione dal vocabolario Treccani:

Attività di amministrazione di un’azienda pubblica o privata…Con uso più ampio e generico, amministrazione e modo di amministrare…In senso fig., di recente introduzione nell’uso (con diretta derivazione dal verbo gestire, ma con minore frequenza), guida, conduzione, controllo e sim.

In pratica possiamo dire che con gestione, in ambito aziendale, intendiamo tutte quelle attività (organizzare, dirigere, supervisionare, controllare, ecc..) utili per “portare avanti” un’azienda. Si capisce, dunque, che il problema della gestione può riguardare una piccolissima impresa come una più grande.

Una utlima cosa da sottolineare è che la gestione di un’azienda deve comprendere attività specifiche per il raggiungimento di obiettivi in un ambito di controllo e miglioramento continuo. Riepilogando:

Stretegie, coordinamento e controllo per l’utilizzo di risorse finalizzato al raggiungimento di obiettivi.

Ora passiamo al secondo termine: Sistema.

Anche questa parola è di utilizzo molto comune, prendiamo, anche in questo caso, come riferimento il vocabolario Treccani:

Nell’ambito scientifico, qualsiasi oggetto di studio che, pur essendo costituito da diversi elementi reciprocamente interconnessi e interagenti tra loro o con l’ambiente esterno, reagisce o evolve come un tutto, con proprie leggi generali… Insieme di nozioni, principî, idee, opinioni, proposizioni, connesse logicamente tra loro e relative a una determinata scienza o anche a un’attività pratica…

Possiamo immaginare un sistema come un’insieme di elementi o componenti che in qualche modo interagiscono fra di loro. Le interazioni fra gli elementi devono, in qualche modo, essere “regolate” da leggi e/o procedure.

Essendo in un mondo reale in cui tutto ha uno scopo anche un sistema deve averlo (altrimenti non avrebbe senso la sua esistenza) e per la stessa ragione, dunque, deve avere qualche interazione con l’esterno.

Possiamo fare molti esempi, un PC è un sistema, un’automobile è un sistema, ma l’azienda stessa è un sistema in se.

Un sistema è un’insieme di elementi che interagiscono fra di loro, secondo delle regole ben definite, che interagiscono con l’esterno, al fine di raggiungere un determinato scopo.

A questo punto possiamo mettere insieme le due cose per definire cosa è un sistema di gestione. Questa volta per formalizzare facciamo ricorso all’ISO (International Organization for Standardization):

Un sistema di gestione è il modo in cui un’organizzazione gestisce le parti interconnesse della sua attività per raggiungere i suoi obiettivi. Questi obiettivi possono riguardare diversi argomenti, tra cui la qualità del prodotto o del servizio, l’efficienza operativa, le prestazioni ambientali, la salute e la sicurezza sul posto di lavoro e molti altri.

https://www.iso.org/management-system-standards.html

L’ISO è una organizzazione internazionale che ha definito degli “standard” per l’implementazione di sistemi di gestione in vari ambiti.

Il livello di complessità di un sistema di gestione dipende, ovviamente, dalla complessità dell’azienda stessa e dal suo specifico contesto ma in tutti i casi la finalità è quella di aiutare l’azienda a raggiungere i propri obiettivi incluso il miglioramento continuo. Questo concetto è necessario sottolinearlo perchè, spesso, un sistema di gestione è visto come una “sovrastruttura” inutile che si deve “sopportare” per raggiungere una certificazione che magari è obbligatoria per la partecipazione ad un progetto.

L’azienda definisce i propri OBIETTIVI ed implementa un sistema di gestione per essere aiutata a RAGGIUNGERLI.

Ovviamente non esiste nessuna garanzia che l’implementazione di un sistema di gestione ci faccia raggiungere il risultato atteso, il raggiungimento dell’obiettivo dipende chiaramente “dall’abilità” dell’azienda stessa.

L’adozione di un sistema di gestione rende l’organizzazione coscientre dei propri obiettivi e dei modi in cui opera. Dover “formalizzare” procedure ed istruzioni operative previste dal sistema di gestione induce l’azienda ed il suo management a “chiarire e focalizzare” la modalità di gestione dei processi e delle risorse aziendali per il raggiungimento degli obiettivi.

Un sistema di gestione deve essere “vivo” si evolve insieme all’azienda ed alla sua crescita.

STANDARD

Abbiamo preso la definizione di sistema di gestione dall’ISO, una organizzazione che, come detto sopra, definisce gli “standard” per i sistemi di gestione, Ma cosa è uno “standard”?

When things don’t work as they should, it often means that standards are absent.

https://www.iso.org/standards.html

Quando le cose non funzionano come dovrebbero, spesso significa che mancano gli standard. Ancora sul sito ISO.ORG troviamo cosa si intende per standard:

Gli standard sono la saggezza distillata di persone esperte nel loro campo e che conoscono le esigenze delle organizzazioni che rappresentano, persone come produttori, venditori, acquirenti, clienti, associazioni di categoria, utenti o regolatori.

Conosciamo ed utilizziamo tantissimi standard ogni giorno. Pensa al tuo smartphone che si collega alla rete internet ogni giorno tramite il “wireless”. Ma non solo il telefono, il pc, la tv, ecc. utilizziamo ogni giorno tantissimi dispositivi che si collegano in rete. Bene il “wireless” è uno standard, un protocollo di comunicazione standard, definito univocamente e conosciuto da tutti. Questo permette a qualsiasi produttore di dispositivi di costruire oggetti che hanno la possibilità di utilizzare questo sistema di comunicazione per “collegarsi” agli altri dispositivi.

Standard per i sistemi di gestione.

Ritornando alla organizzazione internazionale ISO, il suo compito è quello di definire degli standard per i sistemi di gestione. Questo significa che, adottare un sistema di gestione definito da ISO, ci permette di avere un riconoscimento internazionale. In tutto il mondo il nostro sistema di gestione è riconosciuto.

Perchè sia riconosciuto il sistema di gestione deve essere “certificato” da un’organismo indipendente. Dunque realizziamo il sistema di gestione per la nostra azienda, lo facciamo certificare e questo implica il riconoscimento internazionale.

Esistono diversi standard per sistemi di gestione nei vari “ambiti” aziendali:

ISO 9001 – Gestione della qualità
ISO 13485 – Dispositivi medici
ISO 14001 – Gestione ambientale
ISO 15378 – Materiali di imballaggio primario per prodotti farmaceutici
ISO 22000 – Sicurezza degli alimenti e dei mangimi
ISO 26000 – Gestione della sostenibilità
ISO 27001 – Sicurezza delle informazioni
ISO 45001 – Salute e sicurezza sul lavoro
ISO 50001 – Gestione dell’energia